還有一種分類方法，將客戶檔案分為主要三種類型，即客戶名錄、客戶資料一卡和最新發展形式—客戶數據庫。這些客戶檔案各有其特點、建檔要求，其適用條件和作用也不同。
    (1)物流企業的客戶名錄
    客戶名錄，又稱交易伙伴名冊，是有關企業客戶情況的綜合記錄。客戶名錄一般由兩部分組成:客戶登記卡，填寫客戶的組織或個人資料、簽訂合同和經辦人等基本情況;客戶一覽表，根據客戶登記卡簡單而綜合地排列出客戶名稱、地址等內容。
    客戶名錄是一種初級的客戶檔案形式，其內容比較簡單，管理對象一般只針對正在與物流企業進行交易的伙伴，記錄合同簽.訂條款和執行情況等。客戶名錄的對象分類和內容比較單一，一般只針對直接客戶，所以比較容易建立保管和查找使用。特別是客戶一覽表簡單明了地反映當前客戶情況，對于管理決策者十分適用。具體操作方法是，在一項合同簽汀之后，由企業銷售人員填寫客戶登記卡，并將新客戶增補到客戶一覽表或名冊中。客戶名錄的優點是簡便易行、費用較低。客戶登記是由服務人員負責的.受外界限制不大，而且存檔期間只有很少費用支出。
    但是，物流公司的客戶名錄也有明顯的不足，主要是缺乏全面性、客觀性和動態性。首先把檔案管理對象局限在現有交易伙伴，不利于潛在客戶的識別和新客戶的開發，同時這種檔案的分類和內容也難以全面反映客戶的情況。由于這類檔案資料全部由銷售人員填寫，因而受到銷售人員掌握資料的多少和主觀認識的限制，間隔期比較長，可以通過建立客戶名錄收集整理分散在企業各方面的資料，逐步建立和使用客戶檔案的吝項制度，積累經驗。但是，由于這種客戶檔案在適應管理需要和反映客觀實際等方面的不足，還要在此基礎上，考慮向其他形式發展。
    (2)物流企業的客戶資料卡制度 
    使用客戶資料卡也是建立客戶檔案的一種簡便易行的方法。目前，許多物流企業已經開始重視建立和實雄客戶卡制度，并采用不同類型的客戶卡，以相互配合使用。目前，使用客戶資料卡也遇到了一個普遍性的問題。即隨著檔案中客戶卡的長期積累，加之企業業務的發展，客戶的增加和變化，資料卡數量成倍增加，檔案管理費用上升，查閱和分析使用檔案的難度越來越大。說明這種傳統的書面檔案已不能滿足現代企業客戶服務的需要。
    客戶資料卡可以分為:潛在客戶資料卡、現有客戶資料卡與舊客戶卡。潛在客戶資料卡是設計用于潛在客戶調查的資料卡，其內容主要是客戶個人和組織的基礎性資料，重點是了解客戶購買時間、地點和方式等。一旦與某位客戶開始進行第一筆交易，就需要建立現有客戶卡。這類卡片可以由潛在客戶卡發展而來，也可以請客戶或銷售人員填寫。其內容不但包括客戶的基礎性資料，而還包括交易關系、企業對此客戶的投人記錄等內容。后兩類資料需要隨著時間的推移不斷補充和記錄。以前舊客戶卡，如果一個客戶中止了購買行為，就要將其轉人舊客戶卡，其內容與現有客戶卡前半部相同，但由于沒有持續記錄的要求，增加了客戶停止購買原因跟蹤記錄等方面的內容。
 

來源：上海強生搬場運輸有限公司

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